Quando è uscita la nuova ISO 9001 e cosa cambia in breve

La ISO 9001:2026 è uscita il 16 settembre 2026. Quel giorno ISO, l’organizzazione internazionale che scrive le norme tecniche, ha pubblicato la sesta edizione della norma sui sistemi di gestione per la qualità, come riporta la scheda ISO della nuova edizione. Lo stesso giorno UNI, l’ente italiano di normazione, ha reso disponibile la versione italiana, la UNI EN ISO 9001:2026, che sostituisce la UNI EN ISO 9001:2015 con il suo emendamento del 2024. La sigla UNI EN indica una norma adottata a livello europeo e recepita in Italia.

Se sei già certificato puoi stare tranquillo. L’impianto del 2015 resta, con la stessa struttura in capitoli e la stessa logica per processi, e ISO presenta la revisione come una serie di aggiornamenti mirati a rendere il testo più chiaro e più facile da applicare.

Due temi chiedono più lavoro degli altri: la cultura della qualità con il comportamento etico, che la direzione ora deve promuovere, e la gestione separata di rischi e opportunità. Gli altri interventi sono più piccoli e completano requisiti che conosci già, oppure cambiano solo la forma del testo.

Nello schema la voce «Nuovo» segna un requisito nuovo o rafforzato, «Dal 2024» un requisito già in vigore con l’emendamento di quell’anno e «Solo forma» un cambio che tocca soltanto la formulazione del testo. In cima trovi le modifiche che attraversano tutta la norma, sotto quelle punto per punto.

I requisiti nuovi o rafforzati, uno per uno

Le novità che chiedono un intervento sul sistema sono nove, più qualche ritocco minore, e le prime due pesano più delle altre.

Cultura della qualità e comportamento etico

La direzione, che la norma chiama alta direzione, cioè chi guida l’organizzazione al livello più alto, deve promuovere una cultura della qualità e un comportamento etico, e chi lavora deve esserne consapevole. In pratica il modo corretto di lavorare deve vedersi nei gesti di tutti i giorni, oltre che nelle procedure. In una cooperativa che gestisce l’assistenza domiciliare può voler dire che un’operatrice segnala subito una visita saltata invece di coprirla, e che nessuno promette alle famiglie orari che il servizio non può garantire.

Nella norma il requisito sta al punto 5.1.1, lettera i, con una nota che lega cultura ed etica al modo in cui l’organizzazione pensa e agisce ogni giorno. Il punto 7.3, lettera e, chiede che le persone ne siano consapevoli, e una nota al 7.1.4 ricorda che cultura ed etica incidono sull’ambiente in cui funzionano i processi. La norma non chiede un documento dedicato: conviene avere pronte evidenze di come la direzione ne parla e di come le persone lo sanno, per esempio i verbali delle riunioni o i contenuti della formazione.

Rischi e opportunità, ora tenuti distinti

Nel 2015 rischi e opportunità si trattavano insieme, spesso nella stessa tabella. Ora la norma li separa in due percorsi distinti: i rischi vanno individuati e pesati, e si affrontano con azioni proporzionate, mentre le opportunità seguono un percorso proprio. Per una cooperativa un rischio è restare senza operatori qualificati d’estate; un’opportunità è un nuovo bando regionale per servizi integrativi, che non nasce da nessun rischio e merita una valutazione a sé.

Il punto 6.1.1 individua rischi e opportunità a partire dal contesto e dalle parti interessate, cioè le persone e le organizzazioni che contano per il sistema. Il 6.1.2 chiede di individuare, analizzare e pesare i rischi e di pianificare azioni proporzionate all’impatto potenziale sui risultati attesi del sistema, valutandone l’efficacia; nel 2015 la proporzione si misurava sulla conformità di prodotti e servizi. Una nota cita la capacità di continuare a fornire durante e dopo un’interruzione dell’attività. Il 6.1.3 fa lo stesso per le opportunità, con azioni adatte al contesto. La distinzione torna nell’analisi dei dati, al 9.1.3 lettere e ed f, e fra gli input del riesame di direzione, cioè la valutazione periodica del sistema da parte della direzione, al 9.3.2 lettere g e h. L’Appendice A, al punto A.6.1.2, chiarisce che non servono un metodo formale né un processo documentato di gestione del rischio: due elenchi distinti, tenuti aggiornati, sono un modo semplice per mostrare la separazione.

Modifiche al sistema pianificate con più attenzione

Quando cambi qualcosa di importante nel sistema, la norma chiede di pensarci prima su più fronti. Prendi una piccola impresa di servizi che introduce un nuovo gestionale per commesse e fatture: oltre a scopo, risorse e responsabili, ora va deciso anche come comunicare il cambio a chi lo userà. E va stabilito come capire se il gestionale funziona, con un momento preciso in cui guardarne i risultati.

Il punto 6.3 passa da quattro a sette aspetti da considerare. Si aggiungono la comunicazione delle modifiche e il modo di monitorarne e valutarne l’efficacia, insieme al riesame dei risultati; accanto alla disponibilità di risorse compare quella delle informazioni, e l’integrità del sistema si guarda come impatto potenziale. Gli aspetti si considerano in qualunque ordine, e per una modifica rilevante può bastare una pianificazione breve che li tocchi tutti.

Parti interessate: decidere quali requisiti gestire

Le parti interessate sono le persone e le organizzazioni che contano per il tuo sistema, come clienti, committenti, lavoratori, fornitori ed enti di controllo. Già nel 2015 andavano individuate insieme alle loro richieste; ora devi anche decidere quali di quelle richieste entrano nel sistema. Una cooperativa può stabilire, per esempio, che le richieste del Comune su orari e rendicontazione le gestisce dentro il sistema qualità.

La novità è al punto 4.2, lettera c. I cambiamenti nelle esigenze e nelle aspettative delle parti interessate diventano anche un input del riesame di direzione, al 9.3.2 lettera c. Un modo semplice per mostrarlo è indicare, accanto a ogni parte interessata, le richieste che prendi in carico.

Conoscenza organizzativa applicata e condivisa

La conoscenza organizzativa è il saper fare che tiene in piedi il lavoro, per esempio come si prepara la rendicontazione per l’ente committente o come si imposta un’offerta. Il rischio classico è che stia nella testa di una persona sola. Ora la norma chiede che venga conservata e fatta circolare fra le persone quanto serve, e la collega ai risultati del sistema.

Al punto 7.1.6 la conoscenza, oltre che conservata, va applicata e condivisa nella misura necessaria e serve a conseguire i risultati attesi del sistema, mentre nel 2015 era riferita alla conformità di prodotti e servizi. La nota elenca le forme che può prendere, compresi i sistemi digitali. Per partire, individua le competenze critiche e il modo in cui passano da una persona all’altra.

Leadership e ruoli: anche le opportunità

Accanto al ragionamento sui rischi, la direzione deve promuovere quello sulle opportunità, che la norma chiama opportunity-based thinking. Chi riferisce alla direzione ha ora due incarichi distinti: raccontare come va il sistema e segnalare le occasioni di miglioramento.

Il punto 5.1.1, lettera k, affianca l’opportunity-based thinking al risk-based thinking, il ragionamento basato sui rischi già presente nel 2015. Il 5.3 separa in due lettere, b ed e, l’incarico di riferire sulle prestazioni del sistema e quello di riferire sulle opportunità di miglioramento, che nel 2015 stavano nella stessa voce. La responsabilità della direzione sull’efficacia del sistema c’era già: nel 2026 chiude l’elenco del 5.1.1 con una formulazione diversa, senza obblighi in più.

Audit interni con obiettivi per ogni audit

L’audit interno è la verifica che l’azienda fa su sé stessa per capire se il sistema funziona. Ora ogni audit deve avere anche i suoi obiettivi, oltre a criteri e campo. In un audit sugli acquisti, per esempio, l’obiettivo può essere capire se i fornitori critici vengono ancora valutati dopo il cambio di responsabile.

Il punto 9.2 si divide in 9.2.1, sulle generalità, e 9.2.2, sul programma degli audit interni. La lettera a del 9.2.2 aggiunge gli obiettivi ai criteri e al campo di applicazione di ciascun audit, mentre le basi del programma restano quelle del 2015. Nel piano di ogni audit può bastare una riga con l’obiettivo.

Comunicazione con il cliente in caso di emergenza

Se un servizio si interrompe, il cliente deve saperlo e sapere cosa succede. Una cooperativa che per una nevicata non riesce a coprire le visite deve avere chiaro chi avvisa le famiglie e l’ente committente, e come. Per una piccola impresa di servizi vale lo stesso quando un guasto blocca le consegne.

Il punto 8.2.1, lettera e, parla ora di comunicare al cliente, quando pertinente, le informazioni sulle misure di emergenza, comprese le interruzioni nella fornitura. Nel 2015 la stessa lettera chiedeva di definire requisiti specifici per le azioni di emergenza: il tema c’era già, e l’accento si sposta sulla comunicazione. Una nota riconosce anche i canali indiretti, come il sito o i social.

Miglioramento continuo, anche sui processi

Ora la norma nomina i processi fra gli oggetti del miglioramento, accanto a prodotti e servizi. Se tre reclami in un mese nascono dallo stesso passaggio organizzativo, migliorare vuol dire correggere quel passaggio, oltre al singolo caso.

Il punto 10.1 diventa il miglioramento continuo, e le non conformità con le azioni correttive passano al 10.2. Le opportunità che emergono dall’analisi dei dati e dal riesame di direzione vanno trattate come parte del miglioramento continuo, e fra le azioni c’è anche il miglioramento dei processi, alla lettera a.

I ritocchi minori

Alcuni aggiustamenti completano il quadro senza chiedere lavoro rilevante. Le evidenze del riesame dei requisiti coprono anche i requisiti modificati (8.2.3.2, lettera b), e le modifiche ai requisiti vanno comunicate alle parti interessate pertinenti (8.2.4). I requisiti per i fornitori esterni si comunicano come appropriato, comprese le interazioni con clienti e altre parti interessate (8.4.3). Due note descrivono la progettazione per cicli successivi (8.3.1 e 8.3.3), e una nota sull’infrastruttura considera il lavoro in presenza, da remoto o misto (7.1.3).

Cosa cambia solo nella forma

Una parte delle differenze fra le due edizioni riguarda il modo in cui la norma è scritta e non chiede lavoro sul sistema: i riferimenti nei tuoi documenti puoi aggiornarli con calma, alla prima revisione utile.

Nel nostro confronto fra le due edizioni non emergono nuove informazioni documentate richieste in modo esplicito, salvo le evidenze sui requisiti modificati già citate: niente manuali o procedure da aggiungere per obbligo.

Cosa vale già dal 2024: il cambiamento climatico

Il requisito sul clima è in vigore dal 2024 e la nuova edizione lo incorpora nel testo. È entrato nella norma con l’emendamento pubblicato da ISO il 23 febbraio 2024: al punto 4.1 devi stabilire se il cambiamento climatico è un fattore rilevante per la tua organizzazione, e una nota al 4.2 ricorda che le parti interessate possono avere requisiti legati al clima.

Quando prepariamo un cliente alla verifica annuale di sorveglianza, è il punto che troviamo più spesso liquidato con una riga generica, scritta una volta e mai collegata ai rischi che l’azienda ha davvero individuato. Se è il tuo caso, sistemarlo adesso toglie un pensiero alla transizione.

Le modifiche punto per punto

La tabella riassume le novità con il punto della norma, il senso in parole semplici e un’azione concreta da cui partire.

Il certificato ISO 9001:2015 vale ancora? I tempi della transizione

Sì, il tuo certificato ISO 9001:2015 resta valido. Il 16 settembre ISO ha ritirato l’edizione 2015 della norma, e il ritiro riguarda il testo: i certificati emessi restano validi. Nella scheda ISO dell’edizione 2015 l’invito alle organizzazioni certificate è di rivolgersi al proprio organismo di certificazione per le modalità di passaggio. L’organismo di certificazione è il soggetto indipendente che fa gli audit ed emette il certificato.

Il passaggio da un’edizione all’altra si chiama transizione: per un periodo convivono certificati sulla vecchia e sulla nuova edizione, e ogni azienda passa alla nuova con un audit di transizione. La data di marzo 2027 che trovi nella premessa europea della norma riguarda gli enti nazionali di normazione, chiamati a recepire il testo, e non è una scadenza per le aziende.

Quanto dura la transizione

Di regola la transizione dura tre anni. È andata così con la ISO 9001:2015, per la quale il documento di pianificazione IAF ID 9:2015 dell’International Accreditation Forum (IAF), che allora coordinava gli enti di accreditamento, prevedeva tre anni dalla pubblicazione e ammetteva il passaggio durante una normale sorveglianza, la verifica annuale, o durante il rinnovo, la verifica che apre un nuovo triennio. È andata così anche con la ISO 14001:2026, pubblicata ad aprile, con la circolare informativa Accredia DC N°14/2026; Accredia è l’ente unico nazionale di accreditamento, che verifica e autorizza gli organismi di certificazione. Con ogni probabilità sarà così anche per la ISO 9001:2026, anche se la conferma ufficiale di Global Accreditation Cooperation, che dal 2026 riunisce gli enti di accreditamento, e di Accredia non è ancora arrivata.

Chi si muove prima

Prima delle aziende si muovono gli enti di accreditamento, che autorizzano gli organismi a certificare, e poi gli organismi di certificazione. Un organismo può fare audit di transizione accreditati solo dopo essersi abilitato sulla nuova edizione. Nel calendario della ISO 14001:2026 gli enti di accreditamento hanno sei mesi per prepararsi e gli organismi seguono nei mesi successivi, con scadenze intermedie che la circolare Accredia elenca una per una; per la ISO 9001:2026 il calendario non è ancora uscito. Come si incastrano i due livelli lo spieghiamo nella guida su enti di certificazione e accreditamento.

Quando conviene passare

Il nostro consiglio è usare i primi mesi per adeguare il sistema con calma e collocare l’audit di transizione alla prima sorveglianza o al primo rinnovo utile dopo che il tuo organismo è pronto, indicativamente a circa un anno dall’uscita della norma. Conviene invece non arrivare agli ultimi mesi del periodo, quando resta poco margine per correggere quello che emerge.

C’è un’altra ragione per non correre: la revisione lavora sull’impianto che già conosci, e ISO la descrive come un affinamento del modo in cui la norma si capisce e si applica, costruito sulle basi dell’edizione 2015. Lo diciamo anche da certificati, perché il nostro sistema qualità è certificato ISO 9001:2015 e questa transizione tocca pure a noi.

Come prepararsi alla transizione alla ISO 9001:2026

Prepararsi significa confrontare il sistema con la nuova edizione e intervenire dove serve, distribuendo il lavoro sui mesi che precedono l’audit. I sei passi che suggeriamo sono buone pratiche: nessuno è imposto dalla norma o dalle regole di transizione.

1. Procurati il testo e confronta il sistema

Acquista la UNI EN ISO 9001:2026 e confronta il tuo sistema con i punti che cambiano, uno per uno. Coinvolgi chi gestisce il sistema qualità e, se c’è, il consulente. Ne esce un elenco breve di punti da adeguare, con un responsabile per ciascuno.

2. Aggiorna contesto, parti interessate, rischi e opportunità

Rivedi l’analisi del contesto, compreso il clima, e decidi quali richieste delle parti interessate gestisci nel sistema. Poi separa la valutazione dei rischi da quella delle opportunità, ciascuna con azioni e verifiche proprie. Coinvolgi la direzione e i responsabili delle aree principali. Ne escono un contesto aggiornato e due valutazioni distinte.

3. Adegua le prassi toccate dalla revisione

Aggiorna la gestione delle modifiche, il modo in cui la conoscenza organizzativa passa fra le persone, le regole per avvisare i clienti in caso di emergenza e il programma degli audit interni, con gli obiettivi di ogni audit. Coinvolgi chi guida i processi interessati. Ne escono prassi aggiornate, senza documenti in più di quelli che ti servono davvero.

4. Coinvolgi direzione e persone

Decidi come la direzione promuove cultura della qualità ed etica e come lo fa sapere a chi lavora, per esempio nelle riunioni o nella formazione. Aggiorna sulla nuova edizione gli auditor interni e chi gestisce il sistema. Ne escono persone che conoscono le novità e sanno raccontarle all’auditor.

5. Verifica in casa

Prima dell’audit di transizione conduci un audit interno e un riesame di direzione sulla nuova edizione, con gli input nuovi o separati. Lo consigliamo perché ti dice con anticipo cosa sistemare. Ne escono i risultati di audit e riesame, con le eventuali azioni correttive.

6. Concorda l’audit di transizione

Quando le regole sono pubbliche e il tuo organismo è abilitato sulla nuova edizione, concorda con lui l’audit di transizione, se possibile insieme a una sorveglianza o a un rinnovo. Coinvolgi chi tiene i rapporti con l’organismo. Ne esce, se l’esito è positivo, il certificato sulla nuova edizione.

Se hai anche la ISO 14001, già in transizione, puoi fare un solo confronto sulle parti comuni alle due norme, che seguono la stessa struttura, come contesto, leadership, modifiche, audit interni e riesame. Le due transizioni hanno tempi propri, e puoi chiedere al tuo organismo di coordinare gli audit.

Se invece stai valutando la certificazione, iter e tempi sono nella nostra pagina sulla certificazione ISO 9001, e per ripassare la norma nel merito puoi partire dalla guida su cos’è la ISO 9001 e a cosa serve. Nel nostro preventivo il costo è indicato anno per anno per l’intero triennio.

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