Le tre voci che compongono il prezzo

Il costo di una certificazione ISO 9001 nasce da tre voci distinte, e due di esse finiscono a soggetti diversi. Chi confronta due preventivi guardando solo il totale rischia di mettere a paragone numeri che non parlano della stessa cosa. Se prima ti serve il quadro della norma, qui spieghiamo che cos’è la ISO 9001 e a che cosa serve.

La prima voce è la costruzione del sistema di gestione: le procedure, i moduli e i registri che l’azienda deve avere pronti prima della verifica. Puoi affidarla a un consulente, che quota caso per caso, oppure partire da un sistema già impostato. Noi di AC Servizi lavoriamo così: prepariamo il sistema sui dati della tua azienda e te lo consegniamo pronto per circa l’80%, a 600 euro più IVA per una norma singola, con il supporto compreso nel primo anno.

La seconda è la verifica dell’organismo di certificazione, il soggetto indipendente che manda l’ispettore, valuta il sistema ed emette il certificato. Non la incassiamo noi e non la decidiamo noi: dipende dal tempo di audit che l’organismo deve dedicare alla tua azienda.

La terza è il mantenimento. Il certificato vive su un ciclo di tre anni e ogni anno prevede una verifica più breve di quella iniziale, la sorveglianza, accanto al lavoro di tenere aggiornato il sistema, che da noi costa 500 euro più IVA all’anno dal secondo anno in poi.

Se hai già un consulente o un sistema tuo, la prima voce sparisce e l’offerta contiene la sola quota dell’organismo. Il quadro generale, valido per tutte le norme, sta nella nostra guida al costo della certificazione ISO.

Che cosa fa salire il preventivo

Il numero di addetti è il fattore principale, perché su di esso si calcola il tempo di audit e quindi la quota dell’organismo. Le giornate non se le inventa l’ente: le fissa un documento internazionale che gli organismi accreditati devono applicare, il documento IAF MD 5 nell’edizione del 2023, che lega il tempo di verifica al numero effettivo di addetti.

La parola che pesa è «effettivo»: part-time, stagionali e personale su più turni non si contano semplicemente a testa, ma con i criteri del documento. Il conteggio procede poi per fasce, strette in basso e via via più larghe: 1–5, 6–10, 11–15, 16–25, 26–45 e così a salire. Due aziende con quindici e sedici addetti stanno in due fasce diverse e ricevono due preventivi diversi.

Poi contano le sedi, perché ogni sede oltre la principale l’ispettore deve andare a vederla, e conta la complessità di quello che fai: un’officina che lavora su commessa richiede più tempo di uno studio di servizi con lo stesso organico.

C’è anche il campo di applicazione, cioè la frase che sul certificato dice che cosa è certificato. Il numero di attività che decidi di farvi rientrare può incidere sul tempo di verifica e quindi sul preventivo, con un peso che cambia da organismo a organismo. Conviene chiederlo prima di firmare, insieme al resto.

Certificarsi su più norme insieme, infine, costa meno che sommarle una a una, perché l’ispettore le verifica nella stessa visita.

Il caso più comune: una micro-impresa fino a cinque addetti

Cominciamo dalla fascia più bassa, quella da uno a cinque addetti. Una società di servizi con quattro addetti e una sede sola, che deve certificarsi ISO 9001 perché glielo chiede un albo fornitori, si trova davanti a questi ordini di grandezza, quelli con cui lavoriamo a settembre 2026.

Gli importi sono al netto dell’IVA. Il primo anno si colloca intorno ai 1.900 euro, i due successivi intorno ai 1.550 ciascuno.

Un caso più grande: officina con 18 addetti

Salendo di dimensione la spesa cresce soprattutto sul lato dell’organismo, perché è lì che aumentano le giornate di verifica. Prendiamo un’officina di lavorazioni meccaniche conto terzi con 18 addetti e una sede sola, che deve certificarsi perché glielo chiede un committente: cade nella fascia da 16 a 25 addetti.

Qui il primo anno si colloca intorno ai 2.600 euro, sempre al netto dell’IVA. La quota dell’organismo non è un numero di comodo: ricalca un’offerta che abbiamo emesso quest’anno per un’azienda della stessa norma e della stessa fascia di addetti. Restano comunque stime, perché il preventivo vero nasce dai dati della tua azienda.

La spesa che conta è quella dei tre anni

Il certificato vale tre anni, quindi il numero da mettere a bilancio non è quello dell’ingresso. Sui due esempi qui sopra il triennio vale intorno ai 5.000 euro per la micro-impresa e intorno ai 6.000 euro per l’officina: in entrambi i casi il primo anno da solo copre meno della metà della spesa. Chi guarda il solo ingresso approva un budget largamente incompleto, ed è l’errore che vediamo più spesso quando un’azienda ci porta i conti già fatti.

Alla fine del terzo anno arriva la verifica di rinnovo, che riesamina il sistema e apre un nuovo triennio. Il supporto prosegue con le stesse condizioni, salvo variazioni di organico o di sedi, che riaprono la quotazione dell’organismo.

I costi che nel preventivo non vedi

Le sorprese arrivano quasi sempre da voci che nell’offerta non compaiono, o che compaiono in una riga che nessuno legge.

Le trasferte dell’ispettore sono la prima. Vitto, alloggio e chilometri si possono addebitare a consuntivo, e a consuntivo si scoprono. Nelle nostre offerte la quota dell’organismo è a forfait e le comprende già.

I vincoli di durata sono la seconda. Alcuni contratti legano per l’intero triennio e prevedono una penale se esci prima; noi non ne applichiamo, e se il servizio non ti serve più smetti.

La terza è il tempo delle tue persone. Una parte dei dati la può inserire solo chi lavora in azienda, perché riguarda macchine, fornitori, formazione svolta e nomi. Vale con qualunque fornitore e a qualunque prezzo, e va messa in conto come ore interne.

C’è infine il calendario, che nell’offerta non compare quasi mai. Un’azienda che parte da zero, fra costruzione del sistema, raccolta dei dati e disponibilità dell’organismo, arriva al certificato in genere in qualche mese. Noi ci mettiamo molto meno. Il sistema di gestione preimpostato arriva già scritto per la maggior parte, quindi la fase più lunga, la redazione dei documenti, si riduce a un completamento guidato; gli organismi partner li scegliamo anche per la rapidità con cui pianificano le verifiche, e il coordinamento fra le due parti lo teniamo noi. In media, dall’accettazione dell’offerta al certificato passano una trentina di giorni lavorativi, a seconda di quanto in fretta ci arrivano i dati.

Come si confrontano due offerte molto distanti

Ti è mai capitato di chiedere due preventivi per la stessa certificazione ISO 9001 e di ritrovarti con due numeri lontanissimi, uno bassissimo e uno molto più alto? Succede spesso, e quasi sempre la spiegazione è che le due offerte non contengono le stesse cose. Il confronto quindi si fa sulle domande e non sui totali. Sono sei, e valgono per qualunque fornitore.

• Comprende la quota dell’organismo di certificazione o solo la preparazione del sistema?
• Quante annualità copre: il primo anno soltanto oppure anche le sorveglianze?
• Le trasferte sono incluse o addebitate a consuntivo?
• C’è un vincolo di durata, e uscire prima costa una penale?
• Che cosa resta da fare a te, e in quante ore di lavoro interne?
• L’organismo che emette il certificato è accreditato?

L’ultima domanda merita attenzione più delle altre. Un certificato emesso da un organismo non accreditato costa meno e vale molto meno: in gara e davanti a un committente che lo verifica può non essere accettato. Come si controlla un accreditamento lo spieghiamo nella guida su enti di certificazione e accreditamento.

Se vuoi vedere come lavoriamo su questa norma, il percorso completo è sulla pagina del nostro servizio di certificazione ISO 9001.

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